Wat is virtuele data room?

Virtual dataroom is een virtuele ruimte, die als cloud voor de opslag en bewerking van documenten wordt gebruikt. Vanwege de vergaande digitalisering zijn electronische data van levensbelang voor ondernemingen. In tegenstelling tot de fysieke dataopslagruimte, waar alle voor een onderneming belangrijke data op een neutrale plaats ter beschikking worden gesteld, vervullen virtuele data rooms de zelfde functie maar dan online. Door van deze cloud functie gebruik te maken is alle data ten allen tijde beschikbaar, overdraagbaar aan een team en kan deze data zonder problemen worden bewerkt. Een cloud kan voor vele doeleinden worden gebruikt, zoals bijvoorbeeld project management, waar de focus op teamwork en samenwerking ligt. Aangezien de huidige digitale markt een varieteit aan clouds aanbiedt, moet de klant alle voordelen van een platform kennen en prioriteit leggen op het sneller kunnen verwerken van de data.

Functies van een virtuele dataroom

Afhankelijk van het gebruik, moet aan alle eisen per functiegebied door de provider van de virtuele data room service worden voldaan. De vastgelegde eisen zijn echter fundamenteel en zouden kenmerkend moeten zijn voor elke virtuele data room.

Hoofdkenmerken van een hoge kwaliteits data room zijn ondermeer:

  • Beveiligde administratie van documenten
  • Ótima função de carregamento (com a possibilidade de carregamento em massa)
  • Gestão de direitos de acesso
  • Optimale mogelijkheden om documenten te uploaden, inclusief de mogelijkheid dit voor meerdere documenten tegelijkertijd te kunnen doen
  • Permissie management voor het web-based platform
  • Coordinatie van meerdere projecten via accounts
  • Ondersteuning voor meerdere data formats (DOC, PDF, XLC etc)

Wat bieden wij? Wij zijn een virtuele data room provider die klaneten van data room services voorziet. Onze uitstekende kwaliteit is de basis voor ons success. Omdat we een provider zijn die haar servers in Nederland heeft en we alleen nederlandse software gebruiken, sluiten we elke mogelijkheid uit dat uw documenten kunnen worden onderschept/ingezien door buitenlandse geheime diensten.
Naast alle basis functies, bieden we een groot aantal extra voordelen. De unieke kenmerken van ons product maken onze virtual data room krachtig, oplossingsgericht en zonder concurrentie. De innovatie kenmerken zijn zeer overtuigend aangezien geen enkele andere provider deze aanbiedt:

  • IP-adres gebaseerde toegangsbeperkingen IP
  • Operating time- 95%
  • Lokale voorziening
  • Geen onderhouds tijd
  • Geen plug-ins benodigd voor Drag & Drop uploads

functiones-ico-1 Data veiligheid

BEPERKTE TOEGANG

De standaard uitdaging voor elke specialist in data-processing (vooral in de IT-wereld) is de beveiliging van documenten opdat ze niet door mensen kunnen worden bekeken die geen toegang zouden mogen hebben. Dankzij onze unieke beperkte display modus, is slechts een heel klein deel van het document zichtbaar.

WATERMERK

Onze klanten kunnen hun documenten individualiseren door een watermerk aan de bovenzijde van een document te activeren. Het watermerk bevat data zoals datum waarop het document als laatste werd geopend, username of IP-address.

VERNIETIGING OP AFSTAND

Document toegang wordt zeer effectief gecontroleerd door toepassing van een encryption tool (dataversleuteling). Met “remote destruction” kan toegang tot een document worden geweigerd nadat een document is geupload.

VIRUS SCANNER

Onze virtuele data room wordt beschermd door 5 Anti-virus programmas. Op deze manier kunnen beschadigde of besmette documenten niet worden opgeslagen in onze dataroom.

SPREADSHEET VIEWER

Wat verder nog in ons voordeel is, is dat de data in virtual data room wordt weergegeven met een spreadsheet viewer die een EXCEL file gebruikt, dat in elke browser zonder enig risico werkt. De datasheet viewer laat alle access (openen van document), downloads en watermerken zien.

functiones-ico-2 Document managements

WINDOWS-EXPLORER SYNCHRONISATIE

Data-room.nl biedt een uniek synchronisatie system, waarin alle persoonlijke gegevens (inclusief FTP, documenten opgeslagen op de desktop en mappen) worden gesynchroniseerd met de enterprise data room. CMS wordt samengevat in virtuele data room.

UPLOAD TECHNOLOGY

Data-room.nl heeft, als pionier op het gebied van modern document management, een baanbrekende technologie ontwikkeld voor Drag & Drop Uploading, waarbij geen “plug-in” hoeft te worden geinstalleerd. U bent in staat om alle benodigde data te verplaatsen met slechts een enkele muis-klik.

EENVOUDIG ZOEKEN IN TEKST

Dankzij het innovatieve zoekfilter algoritme (OCR), bent u – gebaseerd op sleutelwoorden – in staat om snel en effectief alle benodigde informatiee terug te vinden.

INDEX NUMMER

Er is een varieteit aan automatische nummer functies beschikbaar. Met deze nummer systemen kunnen alle documenten die worden behandeld worden genummerd zonder de dataroom-index actualisatie.

functiones-ico-3 User control

UITNODIGEN VAN USERS

U kunt met de individuele- of groep uitnodingensfunctie uw gebruikersbestand managen, door uitnodigingen te versturen naar een of meerdere gebruikers, hetzij naar wens, danwel gebaseerd op het soort project. Nadat de uitnodiging is verstuurd, kunt u de access beperkingen instellen en het notification systeem activeren.

GROUP ADMINISTRATION

Voor eenvoud hebben we vier basis groepen gebruikers gedefinieerd en geinstalleerd, waardoor u standaard permissies aan specifieke groepen kunt toebedelen. De voorgeinstalleerde functies zijn: full access administrator, restricted administrator, medewerker en standaard gebruiker. Elke groep heeft een eigen access instelling, waarbij functies en permissies worden ingesteld.

NOTIFICATION CONTROLE

Virtuele data room heeft de mogelijkheid de frequentie van notification ontvangst in te stellen en te monitoren. Alle gebruikers kunnen op deze manier geinformeerd worden over de dataroom-activiteiten en/of veranderingen

BEPERKTE TOEGANGSRECHTEN PERMISSIVE

Beperkingen kunnen worden toegepast op alle EXCEL documenten. Data-room.nl biedt standaard drie toegangsmogelijkheden aan: EXCEL met formules, EXCEL zonder formules en EXCEL data analyse (hiermee managed u alle docuemtnen die worden gegenereerd). Deze toegangsmogelijkheden zijn niet van invloed op de originele data, maar zal alleen van toepassing zijn voor de geregistreerde gebruikers.

AUDIT RECORDS

Met Data-room.nl kunt u verschillende folders instellen, die afhankelijk van de gebruiker op verschillende wijze kunnen worden geconfigureerd. Dit biedt de mogelijkheid om een geoptimlaiseerde audit uit te voeren, aangezien alle documenten worden gevolgd en alle rapportages worden geintegreerd.

Rapportages

WINDOWS-EXPLORER SYNCHRONISATIE

Data-room.nl biedt een uniek synchronisatie system, waarin alle persoonlijke gegevens (inclusief FTP, documenten opgeslagen op de desktop en mappen) worden gesynchroniseerd met de enterprise data room. CMS wordt samengevat in virtuele data room.

UPLOAD TECHNOLOGY

Data-room.nl heeft, als pionier op het gebied van modern document management, een baanbrekende technologie ontwikkeld voor Drag & Drop Uploading, waarbij geen “plug-in” hoeft te worden geinstalleerd. U bent in staat om alle benodigde data te verplaatsen met slechts een enkele muis-klik.

EENVOUDIG ZOEKEN IN TEKST

Dankzij het innovatieve zoekfilter algoritme (OCR), bent u – gebaseerd op sleutelwoorden – in staat om snel en effectief alle benodigde informatiee terug te vinden.

INDEX NUMMER

Er is een varieteit aan automatische nummer functies beschikbaar. Met deze nummer systemen kunnen alle documenten die worden behandeld worden genummerd zonder de dataroom-index actualisatie.

Gebruiksvriendelijkheid

SMART USER INTERFACE

De gebruikers van onze virtuele data room, die via hun mobiele toestellen toegang hebben tot hun gegevens, kunnen gebruik maken van diverse multifunctionele interfaces.

GEEN STRESS BIJ HET REGISTREREN

Data-room.nl geeft u de mogelijkheid om al uw gegevens te benaderen met slechts 1 passwoord voor al uw projecten. Gebaseerd op paswoord geheugen hoeft u niet alle persoonlijke gegevens opnieuw in te voeren als u opnieuw inlogt.

FORMATS

De opgeslagen data wordt aan de gebruikers weergegeven in de oorspronkelijke formats. Bovendien hoeft u met Data-room.nl geen extra software te installeren, te beschikken over Java of te downloaden.

SCROLL-FUNCTIE

Onze virtual dataroom services hebben viewers met een scroll-functie om een uitstekende zichtbaarheid van een document te garanderen. Dankzij deze scroll-functie is het mogelijk om bladzijdes over te slaan en direct naar de benodigde bladzijde te gaan.

ACCESS OPTIMALISATIE VOOR VERSCHILLENDE PLATFORMS

U kunt gebruik maken van onze service via verschillende operating platforms. Data-room.nl is beschikbaar voor Apple iOS, Android en Windows.

Opstellen van vragen in virtuele dataroom

FAQ

Wij bieden u de mogelijkheid uw gebruikers door alle phases van het gebruik van virtual data room te begeleiden. Om dit te kunnen doen heft u de mogelijkheid om een allesomvattende FAQ lijst te creeren en de antwoorden te geven op alle relevante vragen binnen uw enterprise.

SUBJECT AREA SELECTIE

Om de behandeling van vragen te bespoedigen, kunt u de communicatie optimaliseren door de vragen te verdelen in subcategorieen. Op deze wijze kunnen de gebruikers een specifieke subcategorie kiezen waaardoor de vraag direct naar de Subject Matter Expert (SDME) kan worden doorgeleid.

GEBRUIKSVRIENDELIJKE INTERFACE

De interface van het Q&A platform vertoont veel overeenkomst met een email system, vooral wat betreft gelijke functionaliteiten (CC, BCC etc). Hierdoor hebben gebruikers geen extra training nodig en kunnen ze de interface intuitief gebruiken.

TOEGANG TOT “THREADS” EN LIVE-FORUM

De administrator van uw virtual data room kan gebruikers permissie geven om deel te nemen aan specifieke discussies. Permissies kunnen individueel worden ingesteld. Sommige gebruikers kunnen bijvoorbeeld alleen enkele specifieke vragen zien, terwijl anderen zelfs toestemming kunnen hebben om hun eigen nieuwe discussies op te starten.

STATUS VAN EEN VRAAG

De gebruikers van het Data-room.nl hebben de mogelijkheid om de status van hun specifieke vraag op te volgen. Een status kan handmatig of geautomatiseerd worden ingesteld/veranderd.

Q&A RAPPORTAGES

Gebaseerd op de communicatie in de cloud kunnen met Data-room.nl Q&A rapportages worden opgesteld en bewaard. Daarnaast kunnen deze rapportages worden gebruikt voor additionele en/of toekomstige opleidingen.

Onze partners

  • bdo
  • citi
  • deloitte
  • goldman-sachs
  • kpmg
  • lg
  • toyota
Vorig jaar heeft een van de grootste fusies in de geschiedenis van mijn bedrijf plaatsgevonden. Dankzij uw professionele ondersteuning en efficiënte verwerking, hebben wij veel geld en tijd bespaard. Dank u voor uw uitstekende werk!
Levi Alders M&A ManagerLader Co.Juli 3, 2016
Als vorig jaar iemand had aan mij verteld dat mijn bedrijf gered kan worden met behulp van de virtuele data room, zou ik die persoon in het gezicht gelachen hebben. Maar dit is precies wat er is gebeurd! Met behulp van uw virtuele data room, nam ik de nodige maatregelen op tijd om fiasco van één van de campagnes te voorkomen. Dank u voor uw professionaliteit. Nu ben ik zonder twijfel één van uw vaste klanten.
Jesse Bul InvestorInkeroJuni 27, 2017