Moet ik een virtuele dataroom gebruiken?

Wat is een virtual dataroom?

Een virtuele dataroom – ook bekend als dataroom software, virtual deal room en online dataroom – is een online opslagplaats om informatie veilig op te slaan en te delen. Als u vertrouwelijke documenten hebt die u wilt delen met collega’s, prospects of klanten, maar waarvan u niet wilt dat iemand anders ze ziet, is een beveiligde virtuele dataroom het hulpmiddel voor u.

Hoe werkt een virtuele dataroom? 

Net als een fysieke dataroom oefent een virtual dataroom op twee manieren controle uit: ten eerste op wie de virtuele dataroom mag betreden en ten tweede op wat zij mogen doen met de documenten waartoe zij zich toegang verschaffen. Voorbeelden van controlefuncties voor gebruikers in virtuele data room zijn:

• Machtigingen voor gebruikers. De beheerder van de dataroom is de enige persoon die gebruikers kan uitnodigen voor de virtuele dataroom. De beheerder doet dit door de gebruiker per e-mail een toegangslink te sturen. De gebruiker moet dan een persoonlijk wachtwoord aanmaken en inloggen op de virtual dataroom met zijn e-mailadres. Dit is de enige manier om toegang te krijgen tot de dataroom software.
• Verloop van de toegangslink. De eerste-toegangslink vervalt na een bepaalde tijd, dus als iemand ongeoorloofde toegang krijgt tot de e-mailaccount van de gebruiker, kan hij de toegangslink niet gebruiken om de virtual dataroom binnen te gaan.
• Twee-factor authenticatie. Zelfs als iemand erin slaagt het dataroom-wachtwoord van de gebruiker te stelen (of te raden), krijgt hij geen toegang tot de dataroom tenzij hij ook het authenticatiemiddel van de gebruiker kan stelen (smartphone of personal computer).
• Verlopen van de gebruikerssessie. De beheerder kan kiezen hoelang een gebruikerssessie duurt, waardoor de mogelijkheid wordt verkleind dat iemand anders het apparaat van een gebruiker kan meenemen en de dataroom kan betreden via een lopende sessie waarvan de gebruiker vergeten is uit te loggen.

De hierboven genoemde uitgebreide functies voor gebruikerscontrole zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang krijgen tot de virtuele datarooms. Documentcontrolefuncties zorgen er op hun beurt voor dat geautoriseerde gebruikers alleen met gevoelige documenten kunnen werken op manieren die de beheerder van de dataroom toestaat. Bijvoorbeeld:

• Granulaire permissies. Een beheerder van een dataroom kan beslissen of een specifieke gebruiker (of groep van gebruikers) een document alleen mag bekijken, of dat ze het ook mogen bewerken. De beheerder kan een gebruiker ook toestaan om een document te downloaden (en de beheerder beslist in welk formaat de gebruiker het document kan downloaden). Verder kan de admin een gebruiker toestaan om specifieke documenten (of delen van documenten) af te drukken.
• Versnipperen op afstand. Wanneer een gebruiker een document mag downloaden, kan de beheerder beslissen dat het document beschermd wordt met een wachtwoord. Later kan de admin de toestemming van de gebruiker om dat document te bekijken intrekken – zodat wanneer de gebruiker het bestand probeert te openen, hij dat niet zal kunnen.
• Gegevens redigeren. Wanneer een gebruiker toestemming krijgt om een bepaald document te bekijken, kan de beheerder van de dataroom gevoelige gegevens uit het document wissen – bijvoorbeeld persoonlijke informatie, vertrouwelijke cijfers, enz. Op deze manier kan de gebruiker nog steeds het document bekijken, maar niet de gevoelige gegevens.
• “Bekijken als” modus. Als de beheerder er zeker van wil zijn dat hij de juiste rechten verleent aan een individuele gebruiker, kan hij ervoor kiezen om de datarooms te bekijken precies zoals die gebruiker het zal bekijken.

Naast uitgebreide functies voor gebruikers- en documentcontrole bieden virtuele datarooms ook hulpmiddelen voor documentbeheer en samenwerking, waarmee beheerders en gebruikers gemakkelijk bestanden kunnen organiseren en eraan kunnen werken binnen de dataroom software.

Waarom gebruiken bedrijven virtuele datarooms?

De belangrijkste reden waarom bedrijven online datarooms gebruiken is dat dataroom’s een combinatie van veiligheid en snelheid bieden bij het delen van vertrouwelijke bestanden. 

Als u erover nadenkt, zijn fysieke datarooms ook veilig – maar het kost enorm veel tijd om daar documenten af te drukken en op te slaan, en iedereen die de documenten wil raadplegen, moet naar de locatie van de dataroom beschikbaar reizen. Aan de andere kant zorgen online diensten voor het delen van gegevens – zoals e-mail, messaging en opslagplatforms – voor snelheid, maar niet voor veiligheid.

Door gebruik te maken van een virtuele dataroom kan een bedrijf ervoor zorgen dat zijn vertrouwelijke gegevens privé blijven en het proces voor het delen van gegevens versnellen.

Waar kan ik een virtuele datarooms voor gebruiken?

Nu wilt u waarschijnlijk meer weten over het gebruik van dataroom. In welke specifieke gevallen gebruiken bedrijven ze? Laten we eens nader kijken naar het soort bedrijfsprocessen waarbij bedrijven baat hebben bij het gebruik van virtuele datarooms. 

In welke bedrijfsprocessen kan ik een virtual dataroom gebruiken?

M&A (Fusies & Overnames)

Tijdens fusies en overnames zijn er enorme hoeveelheden bedrijfsgegevens die moeten worden gedeeld met externe belanghebbenden. Bedrijven die betrokken zijn bij fusies en overnames – bijvoorbeeld bij de verkoop van een productlijn van een dochteronderneming – maken gebruik van virtuele datarooms om vertrouwelijke informatie te delen met kopers, klanten en consultants. 

Due diligence

In alle sectoren draait het bij due diligence-processen om het vinden en analyseren van gegevens. Of het nu gaat om een makelaar die een pand aan een prospect presenteert, een bedrijf voor duurzame energie dat informatie deelt met een potentiële investeerder of een biotechnologiebedrijf dat de financiële situatie van een externe partner in kaart brengt, met virtuele datarooms verloopt due diligence onderzoek sneller en veiliger.

Fondsenwerving en beursintroducties

Investeerders moeten er zeker van zijn dat ze weten waar ze hun geld in steken, en een groot deel hiervan wordt gedaan door het bekijken van bedrijfsdocumenten. Elk bedrijf of startup dat een beursgang of een fondsenwervingsronde doet, kan een virtuele datarooms gebruiken om belangrijke documenten te delen met geïnteresseerden, en zeer vertrouwelijke informatie te verspreiden onder potentiële investeerders.

Audits

Net als bij due diligence onderzoek draait het bij audits om het analyseren van gegevens, waaronder grote hoeveelheden vertrouwelijke gegevens. Bedrijven in alle sectoren – van de farmaceutische industrie tot de logistiek – gebruiken virtuele datarooms om interne en externe audits uit te voeren.

Bestuurscommunicatie

Directies van bedrijven bestaan vaak uit mensen die zich op verschillende plaatsen bevinden, niet veel tijd te verliezen hebben en op de hoogte moeten blijven van cruciale bedrijfsinformatie. Een virtuele datarooms is een uitstekend hulpmiddel om bedrijfsgegevens op een gemakkelijk toegankelijke en georganiseerde manier te delen met bestuursleden.

Projectbeheer

Projecten zijn er in alle soorten en maten, maar ze hebben allemaal één ding gemeen – het beheren van een project houdt in dat informatie wordt gedeeld met andere mensen. Dus, of het project nu een multi-miljard dollar publiek-private samenwerking voor de bouw van infrastructuur is, of een toepassing voor intellectueel eigendom, een virtuele dataroom maakt het beheren ervan een gemakkelijkere taak. 

What industries most use virtual data rooms?

We hebben zojuist een aantal bedrijfsprocessen bekeken waarbij gebruik kan worden gemaakt van een virtuele datarooms. En u hebt zich zeker gerealiseerd dat bedrijven in vrijwel elke bedrijfstak gebruik kunnen maken van virtual data room. 

Laten we echter eens kijken naar een paar specifieke sectoren die virtuele data room gebruiken om de veiligheid van gegevens te verhogen en hun transacties te versnellen.

Onroerend goed

In deze sector worden virtual dataroom’s gebruikt om due diligence onderzoek processen tijdens de verkoop van onroerend goed te vergemakkelijken, terwijl agenten en managers de controle behouden over de toegang tot gegevens door derden. 

Investeringsbankieren

Bedrijven in deze sector gebruiken virtuele datarooms om gegevens uit te wisselen met potentiële investeerders, due diligence onderzoek processen uit te voeren en gegevens veilig te delen – zowel voor lopende transacties als met potentiële externe zakenpartners.

Hernieuwbare energiebronnen en milieu

Tijdens fusies en overnames en financieringstransacties stellen virtuele data room ondernemingen in staat met externe partijen te communiceren en due diligence onderzoek naar potentiële investeerders te vergemakkelijken. Ondernemingen in deze sector gebruiken data room’s ook als centrale opslagplaatsen voor belangrijke bedrijfsgegevens.

Farmaceutisch

Zowel tijdens audits als tijdens werkzaamheden met juridische adviseurs gebruiken farmaceutische bedrijven data room als een platform waar zij vertrouwelijke bedrijfsgegevens kunnen delen en er zeker van kunnen zijn dat er geen lekken zullen zijn.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van een virtual dataroom?

De officiële vertegenwoordiger van iDeals op de Nederlandse markt is data-room.nl. Dit zijn de belangrijkste voordelen van het gebruik van deze virtuele dataroom om vertrouwelijke informatie van uw bedrijf op te slaan en te delen.

Beveiliging

Door gebruik te maken van de dataroom beschikbaar, zorgt u ervoor dat uw gevoelige bedrijfsinformatie wordt beschermd door meerdere beveiligingslagen. Fysieke maatregelen beschermen de datacenters waar uw gegevens zijn opgeslagen, zelfs in het geval van een natuurramp. Omdat alle bestanden digitaal zijn, is er geen risico dat een externe partner een vertrouwelijk document kwijtraakt, of dat een paar pagina’s met privégegevens verdwijnen terwijl ze van het ene bureau naar het andere worden vervoerd. 

Granulaire rechten voorkomen dat gebruikers bestanden delen buiten de digitale dataroom, en automatische watermerken met de persoonlijke gegevens van een gebruiker ontmoedigen die gebruiker om zelfs maar een afgedrukte pagina ongeoorloofd te delen. En als u zich zorgen maakt dat iemand over de schouder van een gebruiker meekijkt en gegevens ziet die hij of zij niet mag zien, dan zal onze fence view functie u geruststellen.

Kostenoptimalisatie

Of u nu één of meerdere projecten beheert, waarbij een paar mensen betrokken zijn of honderden, het gebruik van onze virtuele dataroom zal u helpen kosten te besparen. Als u tot nu toe met fysieke juridische documenten werkte, elimineert een virtuele dataroom de kosten van het afdrukken, inbinden en distribueren van bestanden. 

Als u al papierloos werkt, maar bestanden deelt via e-mail, messaging of online platforms, zal het gebruik van onze digitale dataroom provider een einde maken aan de tijd die u besteedt aan het verzenden van e-mails, het zoeken naar e-mailbijlagen, het controleren en verwijderen van dubbels en het verzenden van updateversies.

Gebruiksvriendelijk bedieningspaneel

Sommige interfaces voor het delen van gegevens zijn moeilijk te gebruiken, maar hier werkt het allemaal intuïtief. Als admin kunt u gemakkelijk data rooms aanmaken, juridische documenten uploaden en rechten toekennen, allemaal vanuit een gebruiksvriendelijk controlepaneel.

Verslagen

Of u ze nu nodig hebt voor een interne audit, om te controleren wat een specifieke gebruiker doet, of om de dynamiek van een deal te begrijpen, u kunt gedetailleerde rapporten maken over alle activiteiten die in uw virtuele dataroom software plaatsvinden.

Snelheid en beschikbaarheid

Uw transactie zal veel sneller verlopen wanneer u cruciale informatie met slechts enkele muisklikken kunt delen – en uw potentiële investeerders, externe partners en uw eigen team hebben toegang tot die informatie, waar ze ook zijn.

Aanpassing

U kunt uw bedrijf onderscheiden door uw partners een gebrandmerkte digitale dataroom software aan te bieden. Voeg het logo en de kleuren van uw bedrijf toe aan de dataroom provider, en pas zelfs de uitnodigingsmail aan – het zal de gebruikers tonen dat ze te maken hebben met iemand die hun speciale aandacht verdient.